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會議的十大要素

發布時間:2021-03-02 14:16:27
發布者:huie88
瀏覽次數:70

一、 目的:關于會議的目標以及會議對于組織者、參與者價值的闡述。

它要回答的問題是:為什么要舉辦該會議?它對于組織者、參與者有什么意義?

要點提示:

1)會議的目的與意義

2)會議對于參與者的價值

二、內容:會議參與者從會議當中獲得的有價值信息的總和。

它要回答的問題是:對于不同類型參與者,他們從會議中獲得的有價值的信息是什么?

要點提示:

1)主題、議題、話題等

2)嘉賓、演講人、主持人、觀點分享者等

3)研究報告、數據、論文、視頻、招貼等

4)市場信息、用戶或客戶相關信息等

三、形式:會議價值及內容傳遞給參與者的途徑和方式。

它要回答的問題是:會議參與者如何獲得會議的內容?他們如何得到會議帶給他們的價值?

要點提示:

1)活動:培訓、論壇、圓桌會、討論會、對話、展覽、沙龍、酒會、洽談會、考察等

2)數據文件:論文集、研究報告與數據資料的印刷版或數字版、圖像資料等

四、角色:會議參與的機構、個人及其在會議中發揮作用的方式。

它要回答的問題是:誰是會議的組織者和參與者?它們在會議的價值互動中分別扮演什么角色?

要點提示:

1)主辦、承辦、協辦、支持等

2)參展商、參會者、贊助商、嘉賓等

3)第三方外包服務商、供應商

4)媒體

5)其他

五、時間:會議的節奏、時長、流程等。

它要回答的問題是:會議舉辦的周期、時間節點安排、流程設計等如何?

要點提示:

1)會議舉辦的周期,比如季度會、年會、雙年會等

2)會期

3)會務相關的時間安排:注冊、報到、交通、接送、入住、用餐、離店等

4)日程安排及流程規劃

5)其它需要參與者了解的時間信息

六、地點:會議目的地、會議展開的空間及其場景特征。

它要回答的問題是:會議選擇什么目的地、什么場所舉行?會議場所及舉辦空間有何特點?

要點提示:

1)目的地:國家、城市、區域、會獎旅游綜合體等

2)場所:會議/會展中心、酒店、特色場地等

3)會議及活動空間:宴會廳、會議室、報告廳、圓桌會議廳以及博物館、藝術中心、劇院、咖啡廳、草坪、湖畔等

4)其它需要特殊營造的會議及活動空間

七、活動:會議的主要模塊構成及其特點。它要回答的問題是:會議主要有哪些活動安排?它們都有何價值?如何參與?要點提示:

1)活動:歡迎酒會、會前會、領導會見、開幕會議、討論會、茶歇、晚會、頒獎典禮、儀式、考察、分組討論、演出、團建、旅游等

2)會議中的某個環節:開幕秀、抽獎、儀式、互動、調研等

3)活動的價值

4)參與方式

八、運行管理及服務:會議運作管理及服務的模式及其特點。

它要回答的問題是:會議是如何運作管理的?這種運作管理方式的要點是什么?會議的執行及服務采取的是哪種方式,是委托第三方還是由組織者自己來完成?會務組的職責是什么?會議運行管理及服務的效率和質量如何控制?

要點提示:

1)運營管理的主要方式:專業團隊運作、委托第三方專業機構(PCO)

2)執行與服務完成的主要方式:委托目的地管理公司(DMC)模式、專業團隊主導模式等

3)運行管理及服務技術工具:注冊、繳費、管理、互動、服務、流程控制、分享等

4)現場視聽設備及技術:視聽、翻譯、影像、直播、視頻、速記、互動等

5)合作伙伴管理:PCO、DMC、供應商、贊助商等

6)會務組的構成與職責范圍

7)其他相關事宜

九、信息交互與傳播:會議招募信息、交互信息、宣傳信息等的傳遞方式及其特點。

它要回答的問題是:如何讓潛在參與者獲得會議信息?如何與潛在參與者、會議代表形成高效互動?會議傳播的方式及策略?

要點提示:

1)會前:會議的品牌傳播、招募信息傳播

2)會中:組織者與參與者的信息互動、參與者之間的信息互動、會議的品牌傳播、會議內容信息的傳播、參與者群體的自媒體傳播等

3)會后:組織者與參與者的互動、會議的品牌傳播等

十、經費:會議經費的來源、獲取方式、支出原則及要求。

它要回答的問題是:會議經費從哪兒來?如何獲得這些經費?最終獲得的經費數額與會議的效果是何關系?會議開支的原則是什么?有何具體要求?誰來管控和審定會議開支?

要點提示:

1)經費來源的三種主要途徑:財政資金、組織者全額承擔與參與者群體承擔等。參與者群體承擔的具體體現方式主要有:參會費、展覽費、推廣費、贊助費及其它資助等

2)會議開支的原則與策略

3)會后財務報告

4)其它


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